José
Silva Arias, Gerente Administrativo del colegio Saint Patrick School, en
conversación con esta periodista, comentó que, debido a las particularidades de
su institución, esta no cobra IVA sino una base imponible del precio de la
matrícula y/o pensiones. Añadió que para hacer las declaraciones pertinentes,
la institución debe emitir tres facturas: “la original que va a manos del cliente
(en este caso el padre de familia); una segunda copia para respaldo en el SRI;
y una tercera para el archivo del
colegio”.
Este
proceso de facturación significa dos días de tipeo, es decir, 16 horas de
trabajo. Las facturas se las emite en bloque, a través de un software de
contabilidad y hay que registrarlas una por una. Con la facturación
electrónica, este largo proceso se reduciría a pocas horas de trabajo y
significaría un ahorro estimado de 1000 hojas al mes.
El
proyecto de facturación electrónica nace en el 2011 con el tema de la
conceptualización, el diseño, el desarrollo y la implementación. En el 2012 se
logra consolidar un proyecto piloto para un grupo de contribuyentes que cumplen
ciertas características de adaptación y de procesos tecnológicos avanzados. En
el 2013 nace la etapa de “voluntariedad”, fase donde
el contribuyente puede emitir comprobantes electrónicos voluntariamente.
Según
la Gerente del proyecto, Verónica Dávila, “en el 2014 está previsto que se
desarrolle la etapa de “obligatoriedad” va dirigida exclusivamente a
contribuyentes especiales. Esta etapa empieza en junio del 2014 para que las
empresas puedan adaptarse a estos sistemas informáticos. Lo que queremos es
simplificar al contribuyente su cumplimiento tributario”.
Actualmente
existen dos modalidades para facturar: las facturas pre impresas, es decir, un comprobante
donde el contribuyente va a una imprenta y los elabora. Y los auto impresos,
que es un sistema computarizado que permite la emisión directa de
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios. La solicitud es
realizada ante la Administración presentando el formulario 311. “El contribuyente
a través de la página web del SRI,
llena un formulario y tiene que esperar la visita de un técnico para que revise
el software de facturación y se apruebe el trámite”, menciono Dávila.
Con la
facturación electrónica el proceso cambia de la siguiente manera: el
contribuyente debe ingresar a la página web del SRI, ingresa con su RUC y
clave, y envía una solicitud por única vez para ser facturador electrónico. En
este sentido, el contribuyente puede elegir los comprobantes que quiera emitir,
hoy por hoy se trabajan con cuatro facturas: notas de débito, notas de crédito,
vías de remisión y comprobantes de retención.
Una
vez aprobada la solicitud, el SRI habilita automáticamente dos ambientes: un
ambiente de certificación y un ambiente de producción. El ambiente de
certificación es un ambiente de prueba, donde el contribuyente puede simular su
facturación y hacer pruebas. Este ambiente de certificación no tiene validez
tributaria, por lo tanto, no son contados para las declaraciones ni para los
anexos del contribuyente.
Cuando
el contribuyente se siente apto para emitir comprobantes, entonces puede
iniciar con el ambiente de producción. Según información del SRI, los
contribuyentes que quieran adherirse al nuevo esquema de emisión de
comprobantes electrónicos, deberán presentar su solicitud a través de la página
web del SRI, en la aplicación “Comprobantes Electrónicos”, disponible en el
sistema de Servicios en Línea.
Previamente, el contribuyente debe adquirir un
certificado digital, con su firma actualizada y vigente; pues la Ley de
Comercio Electrónico así lo demanda. Hasta el momento las únicas entidades
autorizadas para emitir esta certificación son: Banco Central del Ecuador,
Subsecretaría Informática, y Sistema para Firma Electrónica de Documentos (PKCS7). El costo adicional para este
trámite será la firma electrónica, que tiene un precio único de 30 dólares durante un periodo de dos años.
Procedimiento para facturar electrónicamente:
Una vez
realizado los trámites mencionados anteriormente, el contribuyente puede
acceder a la aplicación de facturación electrónica. Se deben seguir las
siguientes indicaciones:
- Ingresar a la página web del SRI (http://www.sri.gob.ec)
- Hacer click en “descargas”.
- Se debe seleccionar el sistema operativo sobre el cual se va a instalar este software (se dispone de dos instaladores: uno para Linux y Windows y otro para Macintosh).
- Una vez que se escoge el sistema operativo aparecerá la siguiente pantalla:(en ella se da la bienvenida y los datos informativos del software)
6. Una vez
realizado el punto 6, se abrirá una pantalla en la cual se debe
seleccionar el directorio de destino donde se instalará la aplicación. Ej:“C:\Archivos
de programa\Comprobantes Electrónicos”
Si no se desea instalar
la aplicación en el directorio preestablecido, dar un click en el botón “Escoger”, y seleccionar la ubicación del archivo en donde se quiera instalar
la aplicación.
A continuación
aparecerá un cuadro de diálogo indicando
que el directorio ya existe y que se confirme la instalación en el directorio
ingresado. Dar un click en “Si”.
7. Una vez realizado el punto seis, aparecerá una pantalla
con el listado de subprogramas que son obligatorios para la instalación de
la aplicación. Escoger el programa que diga “Base” y presionar el botón
“siguiente”.
8. Luego de
realizar el punto siete, aparecerá una ventana en la cual se muestra el
progreso de avance de la instalación. Si se ejecuta correctamente este
punto, dar click en el botón “Siguiente.”
9. Si se ejecutaron
correctamente todos los pasos anteriores, aparecerá una pantalla
informativa en la que se indica que la instalación del software fue
correcta. Dar click en el botón que dice “Hecho.”
Nota: para más información revisar el manual de usuario “Herramienta de Generación de Comprobantes Electrónicos”
Creo que es algo que tenía que llegar, la facturación electrónica es indispensable en cualquier empresa, por pequeña que sea, para llevar al día sus cuentas!
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